In der heutigen digitalisierten Welt wird die Schatten-IT zu einem immer größer werdenden Problem für Unternehmen. Schatten-IT bezieht sich auf IT-Systeme, die von Mitarbeitern eingerichtet und genutzt werden, ohne dass die IT-Abteilung davon weiß oder diese genehmigt hat. Diese Systeme können ein Sicherheitsrisiko darstellen und den allgemeinen IT-Betrieb stören. Es ist also essentiell, diese in offizielle Cloud-Apps zu migrieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diesen Prozess in sinnvollen Schritten durchführen können.
1. Identifizierung der Schatten-IT
Bevor Sie mit der Migration beginnen, ist es wichtig, alle nicht genehmigten IT-Systeme innerhalb Ihres Unternehmens zu identifizieren. Nutzen Sie Netzwerkanalysetools, um unerkannte Datenströme zu entdecken. Überprüfen Sie die Endgeräte der Mitarbeiter und führen Sie Interviews durch, um einen umfassenden Überblick über alle Schatten-IT-Systeme zu erhalten.
2. Bewertung der Risiken
Sobald Sie eine Liste aller Schatten-IT-Systeme haben, bewerten Sie das Risiko, das von jedem einzelnen ausgeht. Dies sollte auf der Grundlage von Datenzugriffsrechten, Datentypen und Sicherheitsstandards erfolgen. Ein CRM-System, das Kundendaten enthält, stellt beispielsweise ein höheres Risiko dar als eine einfache Notiz-App.
3. Priorisierung der Migration
Basierend auf Ihrer Risikobewertung, priorisieren Sie, welche Systeme zuerst migriert werden sollten. Systeme mit hohem Risiko oder solche, die kritische Geschäftsprozesse unterstützen, sollten an oberster Stelle stehen.
4. Auswahl der passenden Cloud-Apps
Nicht alle Cloud-Apps sind gleich. Es ist wichtig, eine Lösung zu wählen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens entspricht und gleichzeitig die Sicherheit gewährleistet. Dies könnte eine branchenspezifische Lösung oder eine maßgeschneiderte Cloud-App sein.
5. Migration und Integration
Nach Auswahl der geeigneten Cloud-App ist der nächste Schritt die eigentliche Migration. Dies sollte in Phasen erfolgen, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt übertragen werden und dass die neue Lösung nahtlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert ist.
6. Schulung der Mitarbeiter
Ein oft übersehener, aber kritischer Schritt ist die Schulung der Mitarbeiter. Dies stellt sicher, dass sie wissen, wie sie die neue Cloud-App effektiv nutzen können und verhindert, dass sie in alte Gewohnheiten zurückfallen und erneut Schatten-IT-Systeme einsetzen.
7. Überwachung und Aktualisierung
Nachdem die Migration abgeschlossen ist, ist es wichtig, die Nutzung der Cloud-Apps regelmäßig zu überwachen. Dies stellt sicher, dass alle Systeme wie vorgesehen funktionieren und gibt Ihnen die Möglichkeit, bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen.
Fazit
Die Migration von Schatten-IT in offizielle Cloud-Apps ist kein einfacher Prozess, aber mit sorgfältiger Planung und Umsetzung kann er reibungslos und effizient durchgeführt werden. Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass das Ziel nicht nur darin besteht, die Schatten-IT zu eliminieren, sondern auch, Ihr Unternehmen sicherer und effizienter zu machen.
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